결혼식 준비를 하면서 축의대는 비교적 마지막에 생각하게 되는 경우가 많다.
웨딩홀과 드레스처럼 직접 비용을 비교하는 항목도 아니고, 신랑·신부가 직접 앉아 있을 일도 없기 때문이다.
하지만 본식 당일 가장 많은 하객이 처음 마주하는 곳 중 하나가 축의대다.
특히 하객이 몰리는 시간에는 봉투를 받고 이름을 확인하고 식권을 전달하는 일이 한꺼번에 진행되기 때문에 미리 역할을 나누지 않으면 상당히 정신없어질 수 있다.
그래서 본식 며칠 전에는 축의대를 맡아줄 사람과 준비물을 정확하게 정해두는 편이 좋다.
1. 축의대 담당자는 신랑·신부가 따로 정한다
일반적으로 신랑 측과 신부 측 축의대를 따로 운영하는 경우가 많다.
그래서 양쪽에서 각각 믿을 수 있는 사람을 정해두는 편이 좋다.
형제자매.
사촌.
가까운 친구.
가족 지인.
누가 맡아도 상관없지만 돈을 직접 관리하는 역할인 만큼 책임감 있는 사람이 좋다.
보통 한 명보다 두 명 정도가 함께 맡으면 훨씬 편하다.
한 명은 봉투를 받고 이름을 확인하고, 다른 한 명은 식권이나 안내를 담당하는 식이다.
2. 담당자는 하객이 몰리기 전에 도착해야 한다
결혼식 시작 시간에 맞춰 축의대 담당자가 도착하면 이미 늦을 수 있다.
하객 중에는 예식 한 시간 전부터 오는 사람도 있기 때문이다.
웨딩홀에 몇 시부터 축의대를 사용할 수 있는지 확인하고 담당자에게 최소한 예식 시작 1시간 전 정도에는 도착해달라고 이야기하는 편이 좋다.
신랑·신부는 이미 메이크업이나 사진 촬영 때문에 직접 안내하기 어려울 수 있다.
그래서 담당자에게 예식장 위치와 주차 방법까지 미리 전달해두면 좋다.
3. 식권 관리 방법을 먼저 정한다
연회장에서 식권을 사용하는 웨딩홀이라면 축의대에서 함께 배부하는 경우가 있다.
이때 식권을 무작정 여러 장씩 나눠주면 실제 하객 수를 파악하기 어려워질 수 있다.
가족 단위 하객에게 몇 장을 줄지.
어린이 식권은 따로 있는지.
추가 식권이 필요하면 어디에서 받을 수 있는지.
웨딩홀 담당자에게 미리 확인해두는 게 좋다.
식권 수량과 실제 사용량이 정산과 연결되는 곳도 있을 수 있기 때문에 특히 주의해야 한다.
4. 코엑스에서 웨딩홀 상담 시 축의대 위치도 확인한다
코엑스웨딩박람회에서 웨딩홀을 알아볼 때 예식장 로비의 축의대 위치를 함께 확인해보는 것도 좋다.
신랑 측과 신부 측 테이블이 구분되는지.
봉투나 펜이 기본 제공되는지.
금고나 보관 공간이 있는지.
연회장 입구와 가까운지.
이런 부분은 계약할 때 크게 눈에 들어오지 않지만 본식 당일에는 꽤 중요하다.
로비가 여러 예식장과 연결되어 있다면 하객이 다른 홀 축의대로 잘못 가는 경우도 있을 수 있어 안내 표지판도 확인하면 좋다.
5. 봉투에 이름이 없는 경우를 대비한다
축의대에서 가장 당황하기 쉬운 상황 중 하나가 이름이 적혀 있지 않은 봉투다.
하객이 직접 봉투에 이름을 쓰지 않고 전달하거나 너무 흘려 써서 읽기 어려울 수도 있다.
그래서 봉투를 받을 때 담당자가 바로 이름을 확인하는 습관이 필요하다.
봉투에 이름이 없다면 하객이 있을 때 조용히 물어보고 적어두는 게 가장 좋다.
나중에 수십 개의 봉투가 섞인 뒤 확인하려고 하면 누구인지 찾기 어렵다.
6. 현금은 일정한 방식으로 정리한다
축의금을 받은 봉투를 바로 열어 확인할지, 예식이 끝난 뒤 한꺼번에 정리할지는 가족마다 방식이 다르다.
어떤 방식을 사용하든 담당자끼리 동일한 기준을 정해야 한다.
봉투에 번호를 붙이는 방법.
장부에 이름과 금액을 적는 방법.
봉투와 현금을 같이 보관하는 방법.
중요한 건 중간에 방식이 바뀌지 않는 것이다.
현금이 오가는 만큼 두 명 이상이 함께 확인하는 편이 안전하다.
7. 보관 책임자를 한 명 정한다
결혼식이 끝나면 축의대 담당자 역시 하객으로 식사를 하거나 사진을 찍으러 이동할 수 있다.
이때 축의금을 누가 최종적으로 보관할지 미리 정해야 한다.
신랑 아버지.
신부 아버지.
형제자매.
가족 중 한 명.
보관 책임자를 정하고 예식 종료 후 바로 전달하도록 하는 편이 좋다.
축의금이 든 가방을 축의대 아래나 신부대기실에 잠깐 놔두는 것은 피하는 게 좋다.
8. 계좌로 받은 축의금도 따로 정리한다
최근에는 직접 참석하지 못하고 계좌로 축의금을 보내는 사람도 많다.
현장에서 받은 봉투와 계좌 입금을 따로 정리하면 나중에 감사 인사를 보낼 때 편하다.
메신저로 축하를 보내면서 입금한 사람.
부모님 계좌로 보낸 사람.
신랑·신부 계좌로 보낸 사람.
이렇게 여러 경로로 들어올 수 있다.
본식 직후에는 메시지가 많이 쌓이기 때문에 며칠 안에 한 번 정리하는 편이 좋다.
9. 담당자에게 감사 표시도 잊지 않는다
축의대는 결혼식 내내 하객을 맞아야 해서 실제로 예식을 제대로 보지 못할 수도 있다.
특히 예식 시작 직전에는 가장 바쁜 역할 중 하나다.
그래서 맡아준 가족이나 친구에게 미리 고맙다는 말을 전하고 식사를 편하게 할 수 있도록 이후 역할도 조정하는 게 좋다.
작은 답례나 식사 자리를 따로 마련하는 것도 괜찮다.
친한 사이라고 당연하게 부탁하기보다 중요한 일을 맡아준 사람이라는 생각으로 대하는 편이 좋다.
마무리
축의대는 결혼식에서 화려하게 보이는 부분은 아니지만 실제 본식 운영에서는 상당히 중요한 역할을 한다.
하객이 몰리는 시간에 봉투와 식권, 안내가 동시에 이루어지기 때문에 담당자를 미리 정하고 역할을 나누는 것만으로도 혼란을 크게 줄일 수 있다.
누가 봉투를 받을지.
누가 식권을 줄지.
누가 최종적으로 축의금을 보관할지.
이 세 가지 정도만 확실하게 정해도 기본적인 준비는 충분하다.
본식 당일 신랑·신부는 직접 해결할 수 있는 일이 거의 없기 때문에 이런 작은 운영 부분일수록 미리 믿을 수 있는 사람에게 맡겨두는 것이 가장 편하다.
